Créer une cliente
La gestion des clientes est le module central pour la saisie, l'entretien et l'organisation des clientes, des fournisseurs et de leurs coordonnées – aussi bien pour les personnes privées que pour les entreprises.
Remarque terminologique : le terme « cliente » est utilisé ici de manière générique et englobe tous les genres.
1️⃣ Types de contact
La Kundenkartei distingue les types de contact suivants :
| Type | Description |
|---|---|
| Cliente | Reçoit produits, prestations, factures |
| Fournisseur | Livre des produits ou des prestations |
| Personne privée | Personne physique |
| Entreprise | Personne morale ou organisation |
🔄 Une personne ou une entreprise peut être cliente et fournisseur en même temps.
2️⃣ Saisir une nouvelle cliente ou entreprise
Étape 1 : démarrer depuis la navigation supérieure
Choisis‑y :
- Personne privée
- Entreprise
Les masques de saisie correspondants sont ensuite à ta disposition.
3️⃣ Saisir et modifier les données clientes
🧾 Données d'adresse
- Rue
- NPA, localité
- Pays (p. ex. CH, DE, AT, FR)
Astuce : utilise des orthographes uniformes (p. ex. « CH-8000 Zürich ») pour garantir une recherche et un tri propres.
☎️ Coordonnées
- Formule d'appel
- Prénom et nom
- E‑mail, mobile, téléphone
Recommandation : enregistre au moins une adresse e‑mail ou un numéro de téléphone valide, afin que les processus ultérieurs (offres, factures) fonctionnent sans accroc.
📝 Notes
- Remarques internes, comptes rendus d'entretiens, particularités
Les notes ne sont visibles qu'en interne et facilitent le suivi.
🏷️ Groupes de clientes et tags
- Regroupement, p. ex. par région, segment, type de cliente
Les tags permettent des filtrages souples dans la liste des clientes et dans les analyses.
⚙️ Autres indications
- Langue, date de naissance, champs supplémentaires facultatifs
Définis la langue correcte, afin que les documents (offres/factures) soient générés avec les bons blocs de texte.
✅ Exemple d'un enregistrement complet
🏢 Particularités pour les entreprises
📍 Adresse de l'entreprise
- Raison sociale, forme juridique (facultatif)
- Siège principal/succursale
☎️ Contacts de l'entreprise
- Interlocuteurs individuels avec rôle/fonction
- Plusieurs moyens de contact par interlocuteur
Astuce : crée les interlocuteurs comme contacts distincts au sein de l'entreprise, afin de pouvoir les sélectionner précisément dans les offres et les factures.
📋 Aperçu des clientes et vue détaillée
Dans l'aperçu des clientes, tu vois toutes les clientes et tous les fournisseurs sous forme de tableau :
Un clic sur une ligne ouvre la vue détaillée avec toutes les informations :
Rechercher, filtrer, trier
- Recherche par nom, e‑mail, numéro de téléphone, localité ou tag
- Filtre par type de contact (cliente, fournisseur), groupes ou tags
- Tri par nom, localité, date de création
Astuce : enregistre les filtres fréquemment utilisés comme favoris dans le navigateur.
🧭 Fonctions avancées
🔄 Historique de la cliente
- Lien avec les offres, factures et paiements
- Documentation automatique des activités
📱 Utilisation mobile
- Gestion des clientes via Kundenkartei Go (dans le navigateur mobile de ton téléphone)
- Synchronisation automatique avec le cloud
❓ Questions fréquentes (FAQ)
Pourquoi une cliente apparaît‑elle en double ?
- Cause fréquente : double saisie avec une orthographe légèrement différente (p. ex. « Müller GmbH » vs « Mueller GmbH »).
- Remède : rechercher par e‑mail/téléphone, vérifier les doublons dans l'aperçu et procéder au besoin à une fusion (fusionner le contact, ne pas le supprimer).
Pourquoi les modifications ne s'enregistrent‑elles pas ?
- Vérifie si les champs obligatoires (p. ex. nom pour une personne privée, raison sociale pour une entreprise) sont remplis.
- Assure‑toi que les adresses e‑mail sont correctement formatées.
- Actualise la page si la session a expiré, puis réessaie.
Comment transformer après coup une personne privée en entreprise (ou l'inverse) ?
- Ouvre le contact dans la vue détaillée.
- Adapte le type de contact et complète les champs manquants (p. ex. raison sociale ou prénom/nom).
Comment trouver des clientes par tags ou par groupes ?
- Utilise les filtres pour les groupes/tags dans l'aperçu des clientes.
- Combine la barre de recherche (texte libre) avec les filtres pour des résultats précis.