Achats de marchandises
Le module Achats t'accompagne dans l'approvisionnement en articles – de la détermination des besoins à la commande, jusqu'au contrôle, à la livraison et au paiement. Les factures Déesse peuvent également être importées facilement.
📋 1. Détermination des besoins et planification des achats
- Crée des listes d'achat à partir des commandes ouvertes ou des mouvements de stock
- Surveille automatiquement les stocks minimaux définis
- Le système affiche les articles pour lesquels une nouvelle commande est recommandée
Astuce : planifie en tenant compte des délais de livraison et des stocks de sécurité. Vérifie régulièrement les articles à forte rotation, afin d'éviter les ruptures.
🧾 2. Commande auprès du fournisseur
Les commandes peuvent :
- être saisies directement dans le système
- être passées à l'extérieur et importées sous forme de fichier
Voici comment créer une commande dans le système :
- Sélectionner le fournisseur, définir la référence/le numéro de commande
- Ajouter les articles souhaités (quantité, prix, rabais, monnaie)
- Fixer la date de livraison attendue et enregistrer
📥 3. Importer une facture Déesse
Tu peux reprendre directement dans la Kundenkartei les factures issues de la boutique en ligne Déesse.
Pas à pas :
Dans le module Achats, clique sur l'icône « + Nouvelle commande »
Choisis le type « Facture Déesse »
Téléverse le fichier XML que tu as exporté de la boutique en ligne Déesse
Après un import réussi, tu reçois une confirmation
La facture importée apparaît dans l'aperçu des commandes
Remarque : assure‑toi que le fournisseur « Déesse » est correctement enregistré dans le système (nom/ID), afin que les positions et les prix soient attribués proprement.
📦 4. Documenter la réception des marchandises
- Vérifie que la livraison est complète et correcte
- Comptabilise des livraisons partielles ou complètes
- Le système met automatiquement à jour le stock
Numéros de série/de lot : saisis‑les à la réception pour une traçabilité complète. Les réceptions partielles sont possibles ; les quantités restantes ouvertes demeurent visibles.
🔁 5. Rapprochement des factures et paiement
- La Kundenkartei vérifie automatiquement la concordance entre la commande et la facture :
- Quantité
- Prix
- Date de livraison
- Les écarts sont mis en évidence par une couleur
- La libération pour le paiement intervient après la vérification
Bonne pratique : enregistre des prix d'achat standard sur l'article. Les prix de commande sont repris au besoin ou marqués comme écart.
🏦 6. Intégration e‑banking
- Génère des factures QR directement dans le système
- Exporte des ordres de paiement au format XML pour ton e‑banking
Astuce : avant l'export, vérifie la date d'échéance, le compte de paiement et la monnaie. Teste l'import une fois dans ton e‑banking, afin de valider le format cible.
🔄 Statuts et flux de travail
| Statut | Signification | Prochaine étape |
|---|---|---|
| Brouillon | Commande créée, pas encore définitive | Vérifier positions/prix, enregistrer |
| Commandée | Transmise au fournisseur | Attendre la réception des marchandises |
| Partiellement livrée | Une partie seulement est arrivée | Comptabiliser le reste, relancer le cas échéant |
| Intégralement livrée | Tout est arrivé | Vérifier la facture, libérer pour le paiement |
| Terminée | Livraison et paiement terminés | Archiver l'opération |
Attention : après la réception des marchandises, ne modifie les prix qu'avec une écriture de correction documentée, afin de préserver la traçabilité.
✅ Bonnes pratiques
- Utilise les stocks minimaux et les délais de livraison pour obtenir des recommandations de réapprovisionnement automatiques
- En cas de changement de prix, crée des notes/justificatifs compréhensibles
- Comptabilise rapidement les livraisons partielles, afin que les disponibilités en stock soient correctes
- Effectue mensuellement un rapprochement entre les factures fournisseurs et les réceptions de marchandises
❓ Questions fréquentes (FAQ)
Pourquoi ne puis‑je pas comptabiliser la réception des marchandises ?
- Vérifie si la commande est enregistrée et au statut « Commandée »
- Assure‑toi que les quantités sont > 0 et que les unités sont correctes
La facture Déesse importée affiche de mauvais articles – que faire ?
- Vérifier le fournisseur « Déesse » et contrôler la correspondance des numéros d'article/codes‑barres
- Téléverser le fichier XML sans le modifier (ne pas l'enregistrer ni le convertir à nouveau)
Puis‑je saisir une facture partielle ?
- Oui, les factures partielles saisies réduisent les montants ouverts ; le reste demeure ouvert jusqu'à la facture finale