✉️ Communication et envoi de documents
Avec l'application web Kundenkartei, tu envoies efficacement par e‑mail des documents tels que factures, offres ou commandes, tu les exportes en PDF/Word – ou tu les mets à disposition dans le portail clientes. Cette page te guide à travers la configuration, les bonnes pratiques et le dépannage.
1️⃣ Configurer l'envoi d'e‑mails
📤 Réglages SMTP
- Enregistrer son propre serveur de messagerie (SMTP) ou utiliser l'envoi du système
- Définir l'adresse/le nom d'expéditeur, l'adresse de réponse et la signature
- En option : profils d'envoi distincts pour certains modules/domaines
Astuce : utilise un domaine d'expéditeur avec des entrées SPF, DKIM et DMARC correctement configurées, afin d'améliorer la délivrabilité et la confiance.
🧪 Test et validation
- Envoyer un e‑mail test à une adresse interne
- Vérifier le dossier spam/indésirables
- Tenir compte des limites d'envoi (rate limits) de ton fournisseur
🚫 Gestion des erreurs et journaux
- Vérifier les retours (bounces) dans le journal d'envoi
- Lire les motifs de refus (p. ex. « Mailbox full », « Policy rejection »)
- En cas d'indication de liste de blocage, contacter le fournisseur/l'informatique
2️⃣ Imprimer et exporter des documents
🧾 Types de documents
- Factures, offres, bulletins de livraison, commandes, notes de crédit
📄 Formats de sortie
- PDF unique (prêt à imprimer)
- Word (DOCX) – pour des adaptations rédactionnelles
- Impression groupée (p. ex. toutes les factures ouvertes en une pile PDF)
Illustration : aperçu des documents dans le système
Remarque : pour les e‑factures, le PDF peut contenir un XML intégré (les lecteurs/ERP compatibles le reconnaissent automatiquement).
3️⃣ Portail clientes (partager les documents en toute sécurité)
- Partager les documents par lien de portail plutôt que de les envoyer en pièce jointe
- Mécanismes de protection facultatifs : liens à durée limitée, PIN/mot de passe
- La cliente reçoit le lien par e‑mail et peut télécharger les documents en toute sécurité
Bonnes pratiques :
- Partager de préférence les documents confidentiels via le portail
- Vérifier le statut de téléchargement dans l'historique de la cliente
4️⃣ Modèles et mises en page
Conçois tes documents commerciaux à ton identité visuelle.
🎨 Éléments personnalisables
- Logos (clair/foncé), couleurs, polices, marges
- En‑têtes/pieds de page avec mentions légales et contact
- Espaces réservés multilingues (langue automatique par cliente)
Illustration : structure de modèle modifiable
Astuce : versionne les modèles (p. ex. « Facture_v2025-07 »), teste‑les avec des documents types et ne libère les modifications qu'ensuite.
5️⃣ Espaces réservés – brève référence
- Cliente : nom, adresse, e‑mail, langue
- Document : numéro, date, échéance, monnaie
- Positions : numéro d'article, désignation, quantité, prix, rabais, taux de TVA
- Totaux : net, TVA, brut, frais d'expédition/supplémentaires
Remarque : veille à l'orthographe exacte des espaces réservés. Ceux qui ne sont pas reconnus restent visibles tels quels.
✅ Bonnes pratiques
- Garder l'expéditeur e‑mail et la signature cohérents (identité visuelle)
- Utiliser le PDF comme format d'envoi standard, Word uniquement pour l'édition interne
- Recourir à l'impression groupée pour les routines récurrentes (p. ex. rappels)
- Vérifier régulièrement les modèles et les textes (mentions légales, CG, taux de TVA)
- Partager les documents confidentiels via le portail clientes
❓ Questions fréquentes (FAQ)
Les e‑mails n'arrivent pas – que faire ?
- Vérifier les identifiants SMTP, envoyer un e‑mail test
- SPF/DKIM/DMARC sont‑ils correctement configurés ?
- Vérifier le dossier spam/indésirables, tenir compte de la limite d'envoi
Pourquoi le logo est‑il flou dans le PDF ?
- Utiliser une résolution supérieure (largeur : ~1000–1500 px)
- Préférer le format PNG, vérifier les marges dans le modèle
Les espaces réservés ne sont pas remplacés – pourquoi ?
- Vérifier l'orthographe (majuscules/minuscules)
- Le bon modèle a‑t‑il été choisi pour le type de document ?
- Effectuer un test avec un exemple minimal
Puis‑je envoyer des documents sensibles par e‑mail ?
- Mieux vaut utiliser un lien de portail protégé
- Par e‑mail : envisager une protection par mot de passe/un ZIP et communiquer le mot de passe séparément
🔗 Thèmes liés
📝 Historique des modifications
| Version | Date | Modifications |
|---|---|---|
| 1.2 | 20 août 2025 | Portail, référence des espaces réservés, bonnes pratiques et FAQ étendues |
| 1.1 | 27 juillet 2025 | Structure, langue et images revues |
| 1.0 | À l'origine | Première version |