Kundin erfassen
Die Kundenverwaltung ist das zentrale Modul zur Erfassung, Pflege und Organisation von Kundinnen, Lieferanten und deren Kontaktinformationen – sowohl für Privatpersonen als auch für Firmen.
Hinweis zur Begrifflichkeit: Der Begriff „Kundin“ wird hier generisch verwendet und schliesst alle Geschlechter ein.
1️⃣ Kontaktarten
Die Kundenkartei unterscheidet folgende Kontaktarten:
| Typ | Beschreibung |
|---|---|
| Kundin | Erhält Produkte, Dienstleistungen, Rechnungen |
| Lieferant | Liefert Produkte oder Dienstleistungen |
| Privatperson | Natürliche Person |
| Firma | Juristische Person oder Organisation |
🔄 Eine Person oder Firma kann gleichzeitig Kundin und Lieferant sein.
2️⃣ Neue Kundin oder Firma erfassen
Schritt 1: Start über die Top‑Navigation
Wähle dort:
- Privatperson
- Firma
Danach stehen dir die passenden Erfassungsmasken zur Verfügung.
3️⃣ Kundendaten eingeben und bearbeiten
🧾 Adressdaten
- Strasse
- PLZ, Ort
- Land (z. B. CH, DE, AT, FR)
Tipp: Verwende einheitliche Schreibweisen (z. B. „CH-8000 Zürich“), um eine saubere Suche und Sortierung zu gewährleisten.
☎️ Kontaktangaben
- Anrede
- Vorname und Nachname
- E‑Mail, Mobil, Telefon
Empfehlung: Hinterlege mindestens eine gültige E‑Mail-Adresse oder Telefonnummer, damit Folgeprozesse (Angebote, Rechnungen) nahtlos funktionieren.
📝 Notizen
- Interne Hinweise, Gesprächsverläufe, Besonderheiten
Notizen sind nur intern sichtbar und unterstützen die Nachverfolgung.
🏷️ Kundengruppen und Tags
- Gruppierung, z. B. nach Region, Segment, Kundentyp
Tags ermöglichen flexible Filterungen in der Kundenliste und in Auswertungen.
⚙️ Weitere Angaben
- Sprache, Geburtstag, optionale Zusatzfelder
Setze die korrekte Sprache, damit Dokumente (Angebote/Rechnungen) mit passenden Textbausteinen erzeugt werden.
✅ Beispiel eines vollständigen Datensatzes
🏢 Besonderheiten bei Firmen
📍 Firmenadresse
- Firmierung, Rechtsform (optional)
- Hauptsitz/Filiale
☎️ Firmenkontakte
- Einzelne Ansprechpartner mit Rolle/Funktion
- Mehrere Kontaktwege pro Ansprechpartner
Tipp: Lege Ansprechpartner als eigene Kontakte innerhalb der Firma an, um sie in Angeboten/Rechnungen gezielt auszuwählen.
📋 Kundenübersicht und Detailansicht
In der Kundenübersicht siehst du alle Kundinnen und Lieferanten als Tabelle:
Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Detailansicht mit allen Informationen:
Suchen, Filtern, Sortieren
- Suche nach Namen, E‑Mail, Telefonnummer, Ort oder Tag
- Filtere nach Kontaktart (Kundin, Lieferant), Gruppen oder Tags
- Sortiere nach Name, Ort, Erstelldatum
Tipp: Speichere häufig genutzte Filter als Lesezeichen im Browser.
🧭 Erweiterte Funktionen
🔄 Kundenhistorie
- Verknüpfung mit Angeboten, Rechnungen, Zahlungen
- Automatische Dokumentation von Aktivitäten
📱 Mobile Nutzung
- Kundenverwaltung über Kundenkartei Go (im mobilen Browser deines Telefons)
- Automatische Cloud‑Synchronisation
❓ Häufige Fragen (FAQ)
Warum erscheint eine Kundin doppelt?
- Häufige Ursache: Doppelerfassung mit leicht abweichender Schreibweise (z. B. „Müller GmbH“ vs. „Mueller GmbH“).
- Abhilfe: Suche nach E‑Mail/Telefon, prüfe Dubletten in der Übersicht und führe bei Bedarf eine Zusammenführung durch (Kontakt zusammenführen, nicht löschen).
Warum lassen sich Änderungen nicht speichern?
- Prüfe, ob Pflichtfelder (z. B. Name bei Privatperson, Firmenname bei Firma) ausgefüllt sind.
- Stelle sicher, dass E‑Mail‑Adressen korrekt formatiert sind.
- Aktualisiere die Seite, falls die Sitzung abgelaufen ist, und versuche es erneut.
Wie ändere ich eine Privatperson nachträglich in eine Firma (oder umgekehrt)?
- Öffne den Kontakt in der Detailansicht.
- Passe die Kontaktart an und ergänze fehlende Felder (z. B. Firmenname bzw. Vor‑/Nachname).
Wie finde ich Kundinnen nach Tags oder Gruppen?
- Nutze in der Kundenübersicht die Filter für Gruppen/Tags.
- Kombiniere die Suchleiste (Freitext) mit Filtern für präzise Ergebnisse.