Acquisto merci
Il modulo Acquisti ti accompagna nell'approvvigionamento degli articoli – dalla determinazione del fabbisogno all'ordine, fino alla verifica, alla consegna e al pagamento. Anche le fatture Déesse si possono importare comodamente.
📋 1. Determinazione del fabbisogno e pianificazione degli acquisti
- Crea liste d'acquisto sulla base degli ordini aperti o dei movimenti di magazzino
- Sorveglia automaticamente le giacenze minime definite
- Il sistema mostra gli articoli per i quali è consigliato un riordino
Suggerimento: pianifica tenendo conto dei tempi di consegna e delle scorte di sicurezza. Verifica regolarmente gli articoli ad alta rotazione, per evitare carenze di fornitura.
🧾 2. Ordine presso il fornitore
Gli ordini possono:
- essere registrati direttamente nel sistema
- essere effettuati esternamente e importati come file
Ecco come creare un ordine nel sistema:
- Selezionare il fornitore, impostare riferimento/numero d'ordine
- Aggiungere gli articoli desiderati (quantità, prezzo, sconto, valuta)
- Fissare la data di consegna attesa e salvare
📥 3. Importare una fattura Déesse
Le fatture provenienti dal negozio online Déesse si possono riprendere direttamente nella Kundenkartei.
Passo per passo:
Nel modulo Acquisti fai clic sull'icona «+ Nuovo ordine»
Scegli il tipo «Fattura Déesse»
Carica il file XML che hai esportato dal negozio online Déesse
Dopo un'importazione riuscita ricevi una conferma
La fattura importata compare nella panoramica degli ordini
Nota: assicurati che il fornitore «Déesse» sia registrato correttamente nel sistema (nome/ID), così che posizioni e prezzi vengano attribuiti in modo pulito.
📦 4. Documentare l'entrata merci
- Verifica che la consegna sia completa e corretta
- Registra consegne parziali o complete
- Il sistema aggiorna automaticamente la giacenza
Numeri di serie/di lotto: registrali all'entrata merci per una tracciabilità completa. Le entrate merci parziali sono possibili; le quantità residue aperte restano visibili.
🔁 5. Riconciliazione delle fatture e pagamento
- La Kundenkartei verifica automaticamente se ordine e fattura coincidono:
- Quantità
- Prezzi
- Data di consegna
- Gli scostamenti vengono evidenziati con un colore
- L'abilitazione al pagamento avviene dopo la verifica
Buona pratica: registra i prezzi d'acquisto standard sull'articolo. I prezzi d'ordine vengono ripresi all'occorrenza o contrassegnati come scostamento.
🏦 6. Integrazione e‑banking
- Genera fatture QR direttamente nel sistema
- Esporta ordini di pagamento in formato XML per il tuo e‑banking
Suggerimento: prima dell'esportazione verifica data di scadenza, conto di pagamento e valuta. Testa una volta l'importazione nel tuo e‑banking, per verificare il formato di destinazione.
🔄 Stati e flusso di lavoro
| Stato | Significato | Passaggio successivo |
|---|---|---|
| Bozza | Ordine creato, non ancora definitivo | Verificare posizioni/prezzi, salvare |
| Ordinato | Trasmesso al fornitore | Attendere l'entrata merci |
| Consegnato parzialmente | È arrivata solo una parte | Registrare il resto, all'occorrenza sollecitare |
| Consegnato integralmente | È arrivato tutto | Verificare la fattura, abilitare al pagamento |
| Concluso | Consegna e pagamento conclusi | Archiviare l'operazione |
Attenzione: dopo l'entrata merci modifica i prezzi solo con una registrazione di rettifica documentata, per preservare la tracciabilità.
✅ Buone pratiche
- Usa giacenze minime e tempi di consegna per ottenere raccomandazioni di riordino automatiche
- In caso di variazioni di prezzo crea note/documenti comprensibili
- Registra tempestivamente le consegne parziali, così le disponibilità di magazzino sono corrette
- Esegui mensilmente una riconciliazione tra fatture dei fornitori ed entrate merci
❓ Domande frequenti (FAQ)
Perché non riesco a registrare l'entrata merci?
- Verifica se l'ordine è salvato e si trova nello stato «Ordinato»
- Assicurati che le quantità siano > 0 e le unità corrette
La fattura Déesse importata mostra articoli sbagliati – cosa faccio?
- Verificare il fornitore «Déesse» e controllare la corrispondenza di numeri articolo/codici a barre
- Caricare il file XML senza modificarlo (non salvarlo né convertirlo di nuovo)
Posso registrare una fattura parziale?
- Sì, le fatture parziali registrate riducono gli importi aperti; il resto resta aperto fino alla fattura finale