Gutschein, Promo erfassen und verwalten
Mit der Kundenkartei Web-App kannst du verschiedene Verkaufs- und Rabattmodelle einsetzen – vom klassischen Wertgutschein bis hin zu nutzungsbasierten Abos oder gezielten Promo-Codes. Diese Seite erklärt die Unterschiede, Anwendungsfälle und die buchhalterische Behandlung.
1️⃣ Begriffsklärung
| Typ | Zweck | Buchhalterisch |
|---|---|---|
| Promo Code | Rabattaktion (z. B. 10 % auf Bestellung) | Erlösminderung |
| Gutschein | Gegenwert (z. B. CHF 50.–), bezahlt | Passivposition (Verbindlichkeit) |
| Abo | Zeitlich oder nutzungsgebunden | Einnahme auf Raten / periodisch |
| Gutschrift | Korrektur nach Kauf oder Retoure | Forderungsreduktion / Rückzahlung |
2️⃣ Promo Codes
Promo Codes sind Aktionscodes für Neukundengewinnung, Aktionen oder Treueprogramme.
Funktionen
- Prozent- oder Fixbetrag-Rabatte (z. B. 10 % / CHF 5.–)
- Bedingungen: Mindestbestellwert, Zielgruppe, Produkte
- Verwendung: einmalig, mehrfach oder unbegrenzt
- Gültigkeit: definierbares Start- und Enddatum
Beispiel: HERBST10 = 10 % Rabatt auf Bestellungen ab CHF 50.–
3️⃣ Kaufgutscheine
Ein Gutschein ist ein im Voraus bezahlter Wert, der als Zahlungsmittel dient.
Funktionen
- Frei definierbarer Betrag (z. B. CHF 25.–, CHF 100.–)
- Einlösbar über die Schnellerfassung oder die Bestellmaske
- Mehrfacheinlösung mit Restwertlogik
- Rechtlicher Rahmen (CH): Gültigkeit gemäss OR in der Regel bis zu 10 Jahre
Hinweis: Umsatz entsteht erst bei Einlösung. Bis dahin ist der Betrag als Verbindlichkeit zu führen.
4️⃣ Abonnements
Abos ermöglichen die Verwaltung von zeitlich limitierten oder nutzungsbasierten Leistungen.
Funktionen
- Gültigkeit z. B. „3 Monate ab Kaufdatum“ oder „5 Besuche“
- Verlängerung oder Kündigung manuell steuerbar
- Integration in das Rechnungswesen (z. B. periodische Abrechnung)
Abos lassen sich mit Kunden- oder Produktgruppen kombinieren (z. B. „VIP“, „Kurskarte“).
5️⃣ Gutschriften
Gutschriften werden verwendet für:
- Korrekturen nach Retouren oder fehlerhaften Rechnungen
- Rückerstattungen bei Überzahlung
- Umbuchungen auf das Guthabenkonto der Kundin
Funktionen
- Erstellung direkt aus der Ursprungsrechnung
- Abbildung des Zahlungsstatus (z. B. teilweise bezahlt)
- Buchhalterisch als Gegenbuchung erfasst
- Optional als Gutscheinwert gutschreiben
🧩 Abo – Schritt für Schritt
1) Abo-Artikel im Katalog erstellen
Zuerst legst du einen Abo-Artikel im Katalog an.
2) Abo verkaufen
Füge das Abo wie einen normalen Artikel in einer Bestellung der Kundin hinzu.
Lege die Art fest:
- Zeitbasiert: Anfangs- und Endzeitpunkt
- Anzahbasiert: Anzahl Nutzungen/Besuche
3) Abo beim Kunden einsehen und nutzen
Das Abo erscheint beim Kunden in der Detailansicht.
- Erstes Icon: Besuch verbuchen
- Lupe: Detailansicht zum Abo öffnen
Tipp: Notiere bei der Verbuchung optional Ort/Leistung, um die Historie aussagekräftig zu halten.
🎟️ Gutschein – Schritt für Schritt
1) Gutschein-Artikel erstellen
Lege zunächst einen Gutschein-Artikel im Katalog an.
2) Gutschein verkaufen
Verkaufe den Gutschein wie einen normalen Artikel in einer Bestellung.
Wähle dazu in der Artikelauswahl den Gutschein-Artikel.
Erfasse die individuellen Angaben (z. B. Betrag, persönliche Widmung).
Speichere die Bestellung.
In der Bestellung findest du die eindeutige Gutschein-ID für die spätere Einlösung.
3) Gutschein einlösen
Füge bei der Bestellung der Kundin die Gutschein-ID ein, um den Gutschein zu verwenden.
In der Gutschein-Detailansicht siehst du danach die Transaktion und den ggf. verbleibenden Restwert.
Best Practice: Gutschein-ID auf dem Beleg/der Karte eindeutig und lesbar abbilden (Barcode/QR).
↩️ Gutschrift – Schritt für Schritt
1) Gutschrift erstellen
Öffne die betreffende Rechnung und klicke im oberen Bereich auf das Gutschrift-Icon rechts.
Damit öffnest du das Fenster zum Erstellen der Gutschrift.
Schliesse das Fenster mit „Gutschrift erstellen“.
Die Gutschrift erscheint danach in der Übersicht.
2) Gutschrift einlösen
Eine Gutschrift löst du bei einer Bestellung ein.
Dazu brauchst du die Gutschriftnummer aus der Kundenübersicht. Füge diese bei den zusätzlichen Kosten ein und klicke auf „einlösen“.
Im Detail der Gutschrift erkennst du die verbuchten Transaktionen.
✅ Best Practices
- Gutscheine nie löschen – stets mit Status arbeiten (aktiv, eingelöst, abgelaufen)
- Serien-/Nummernkreise eindeutig halten (kein Überschreiben)
- Gutschriften immer mit Bezug zur Ursprungsrechnung erstellen
- Bei Abos klare Regeln definieren (Übertragbarkeit, Pausen, Rückerstattung)
- Regelmässig Abgleich zwischen Gutscheinverbindlichkeiten und Einlösungen durchführen
❓ Häufige Fragen (FAQ)
Kann ich einen Gutschein teilweise einlösen?
Ja. Der Restwert bleibt erhalten und kann später weiter verwendet werden.
Der Promo Code funktioniert nicht – warum?
Prüfe Gültigkeitszeitraum, Mindestbestellwert, berechtigte Produkte oder Höchstverwendungen.
Lässt sich ein Abo pausieren?
Ja, je nach Konfiguration. Passe Start-/Enddatum an oder vermerke eine Pause in der Abo-Detailansicht.
Wie buche ich eine falsche Gutschrift aus?
Erstelle eine Storno-Gutschrift bzw. Gegenbuchung und dokumentiere den Grund in der Notiz.
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📝 Änderungsverlauf
| Version | Datum | Änderungen |
|---|---|---|
| 1.2 | 20. August 2025 | Struktur vereinheitlicht, Schrittfolgen ausgebaut, FAQ & Best Practices ergänzt |
| 1.1 | 27. Juli 2025 | Struktur und Sprache überarbeitet |
| 1.0 | Ursprünglich | Erste Version |